Pengurusan sistem buku agenda adalah pengurusan surat dengan mengguakan buku agenda sebagai pencatatan baik surat masuk maupun surat keluar. sistem ini cocok untuk kantor-kantor yang volume surat menyuratnya sedikit dalam asas ini menggunakan asas sentralisasi
Hal-hal yang perlu disiapkan dalam buku agenda :
1. Buku Agenda
yaitu buku berukuran folio/21X33cm untuk mencatat surat masuk dan petugasnya disebut agendaris sedangkan dengan buku yang sama untuk mencatat surat keluar disebut buku perbal dan petugasnya disebut perbaliris, namun di kantor-kantor sering disebut buku agenda masuk dan buku agenda keluar.
Terdapat 3 jenis buku agenda yaitu :
- Buku agenda berpasangan yaitu hanya 1 buku tetapi lembar sebelah kiri untuk mencatat surat masuk sedangkan sebelah kanan untuk mencatat surat keluar.
- Buku agenda kembar yaitu disiapkan 2 buah buku,1 buku untuk mencatat surat masuk, 1 buku untuk mencatat surat keluar dengan kolom-kolomnya sama dengan buku agenda berpasangan.
- Buku agenda tunggal yaitu disiapkan 1buah buku untuk surat masuk maupun surat keluar.
yaitu buku berukuran folio garis(10X33cm) yang berfungsi untuk bukti tanda terima surat petugasnya disebut ekpeditur.
Terdapat 2 buku ekpedisi yaitu :
- Buku ekpedisi intern yaitu untuk menyampaikan surat kesatu bagian kebagian lain dalam 1 kantor.
- Buku ekpedisi ekstern yaitu untuk menyampaikan surat dari satu kantor ke kantor yang lain.
yaitu cap berukuran 4X6cm yang berfungsi sebagai bukti bahwa surat sudah dicatat dibuku agenda(khususnya surat masuk).
4. Desposisi
yaitu perintah singkat dari pimpinan terhadap surat masuk.
Terdapat 4 macam desposisi yaitu :
- Desposisi langsung yaitu desposisi yang langsung ditulis pada surat masuk ditempat kosong.
- Desposisi tidak langsung yaitu desposisi dengan menggunakan lembaran tersendiri.
- Desposisi rep(reproduksi) yaitu desposisi yang memerlukan tindakan lanjut
- Deposisi dep(deponern) yaitu desposisi yang tidak perlu/sudah terselesaikan dan langsung minta disimpan.
